В условиях высокой неопределенности и подвижности бизнес-среды проектноориентированное управление представляется одним из наиболее эффективных решений для компаний, стремящихся соответствовать быстрым изменениям во внешней среде, появлению новых технологий и инноваций. Когда компания достигает определенной зрелости в проектном управлении, топ-менеджмент задумывается о том, как повысить результативность и продуктивность управления проектами. Задача тем более актуальна при выполнении не одного проекта, а нескольких, когда возникают трудности с распределением человеческих ресурсов, не соблюдаются сроки и бюджет, содержание отчетов не позволяет принимать оптимальные управленческие решения.

В условиях, когда развиваются бизнес-процессы предприятия, появляется больше новых разработок и инноваций, пропорционально возрастают количество и сложность проектов. Соответственно, нужен комплекс организационных, методических и информационных средств, которые смогут поддерживать процессы управления проектами в организации. Таким образом, необходимо внедрить корпоративную систему управления проектами. Благодаря такому подходу к управлению проектами складывается проектно-ориентированная организация, которая способна эффективно справляться с глобальной неопределенностью, агрессивной внешней средой и сокращающимися сроками жизненного цикла технологий и продуктов. Подход позволяет интегрировать результаты отдельных проектов и программ в рамках единого курса, формируя стратегические портфели проектов и программ.

Для того чтобы заниматься мультипроектным управлением в указанной системе, нужны квалифицированные специалисты, процедуры, механизмы, специальные методы и инструменты. Неотъемлемым компонентом проектно-ориентированной организации становится офис управления проектами (проектный офис). Функции проектного офиса исследовали ученые и практики: В. В. Ильин, И. Кендалл, С. Роллинз, М.А. Козодаев, Т. P. Блок, Э. Верзух, H.Л. Персод, К. Кроуфорд, Д. Бриджес. В литературе глубоко проработаны вопросы управления проектами и создания проектного офиса в организации. Контрольно-координационная функция проектного офиса проработана довольно подробно. Тем не менее до сих пор не получили освещения вопросы, связанные с тем, как проектный офис организует и выполняет консультационные функции при управлении портфелем инновационных проектов. В теоретической литературе слабо прописана роль менеджеров проектов как внутренних консультантов и проектного офиса как центра консультирования в области управления проектами, хотя и те и другие призваны помогать прежде всего в подборе методов и инструментов проектного управления не только новичкам, но и специалистам инновационной промышленной компании. Кроме того, не рассматривается роль проектного офиса как центра обучения, адаптации и профессионального воспитания в области управления инновационными проектами.

В данной работе представлен подход к конфигурированию офиса управления проектами как центра управленческого консультирования в инновационной промышленной компании на основе методологии кейс-стади.

Процессный подход к осуществлению инноваций определяет инновационный проект как имеющий единую цель и запланированный для реализации в конкретные сроки комплекса работ и мероприятий по разработке, производству и продвижению на рынок новых высокотехнологичных продуктов с указанием исполнителей, используемых ресурсов и их источников [Бурков В.H., Новиков Д. А., 2013]. Главная цель инновационного проекта - разработка и применение инноваций, новых технологий и других нововведений, обеспечивающих развитие технических, экономических, производственных, социальных и других систем [Боер Ф. П., 2007]. Многообразие целей и задач инновационного развития, видов создаваемой научно-технической продукции обусловливает разнообразие инновационных проектов. Различие инновационных проектов обеспечивают:

При управлении несколькими проектами профильный офис является одним из ключевых элементов корпоративной системы. Согласно руководству к «Своду знаний по управлению проектами» (РМВОК), офис управления проектами представляет собой организационную структуру, призванную стандартизировать процессы управления проектами и способствовать обмену ресурсами, методологиями, инструментами и методами [A Guide, 2013].

Важно отметить, что в некоторых теоретических источниках разделены понятия «проектный офис» и «офис управления проектами». Например, в западных странах термин «проектный офис» (Project Office) используют для обозначения команды управления отдельным масштабным проектом, тогда как «офис управления проектами» (Project Management Office) - это структура, которая отвечает за управление всеми проектами компании [Богданов В., 2012]. Функции могут быть распределены иначе: проектный офис оценивает состояние работ по проекту, но не проводит экспертизу методов выполнения этих задач; офис управления проектами - структура, которая устанавливает стандарты и методы управления проектами и оказывает помощь исполнителям, с тем чтобы они максимально эффективно выполняли порученные работы [Кендалл Д. И., Роллинз С. К., 2004].

Как правило, в теории выделяют, три типа проектных офисов:

Независимо от типа проектного офиса важнейшая роль офиса управления проектами видится в способствовании достижения стратегических целей компании [The Impact, 2013; Strategic PMOs, 2013]. Состав и содержание функций офиса управления проектами зависят от статуса данного подразделения в компании, уровня зрелости компании в областипроектной деятельности, количества и разнообразия проектов и пр. В сферу ответственности может входить оказание разного рода поддержки в управлении проектами, руководство проектами. Чаще всего функциями офиса управления проектами являются:

В случае создания проектного офиса компании предстоит внедрить его в организационную структуру предприятия, разработать его организационную структуру и регламентировать его деятельность, определить функции и методы работы, создать информационную систему управления проектами, сформировать систему мотивации персонала. Решение данных задач и представляет собой конфигурирование проектного офиса. Рассмотрим содержание понятия «конфигурация проектного офиса».

Термин «конфигурация» традиционно используется в инженерии и программном обеспечении; в проектном управлении применяют понятие «конфигурация проекта». Конфигурация системы означает совокупность функциональных и физических характеристик аппаратных средств или программного обеспечения, которые изложены в технической документации и достигнуты в продукте, или совокупность конкретных версий элементов аппаратного и программного обеспечения, соединенных в соответствии с конкретными процедурами для достижения определенной цели [Bourque P., Fairley R. E., 2014].

В проектном управлении конфигурация проекта представляет собой совокупность элементов, которые требуют формализованного управления изменениями. Управление конфигурацией проекта представляет собой подмножество управления изменениями, предназначенное для того, чтобы реализовать утвержденные изменения. Это набор формализованных документированных процедур, которые определяют, как результаты и документация проекта контролируются, изменяются и утверждаются [A Guide, 2013].

Конфигурация проектного офиса представляет совокупность документированных особенностей архитектуры, функций и ролей для исполнения заданных функций, характеристик основных составных частей проектного офиса. Когда инновационная промышленная компания выбирает оптимальную модель проектного офиса и определяет характер конфигурации проектного офиса, она учитывает следующие факторы:

Результатом конфигурирования проектного офиса станет фиксированный срез конфигурации, формально утвержденный руководством и закрепленный документально.

Объектом исследования выступает инновационное промышленное предприятие (ИПП), национальный разработчик, изготовитель и поставщик стационарных, переносных и стендовых приборов и систем вибродиагностики, компьютерного мониторинга и автоматической диагностики состояния оборудования, объединенных в диагностическую сеть предприятия, в совокупности составляющих автоматизированную систему управления безопасной ресурсосберегающей эксплуатацией оборудования в реальном времени на всех этапах жизненного цикла.

В качестве исследовательского дизайна выбрана методология кейс-стади, что обусловлено следующими обстоятельствами:

В ходе кейс-стади были использованы следующие методы:

ИПП использует процессный подход. Согласно принятым внутренним документам, бизнес-процесс - это совокупность взаимодействующих процессов и видов деятельности, направленных на достижение цели предприятия. Управление осуществляется по 14 бизнес-процессам. Основная часть проектов выполняется в рамках бизнес-процессов: «Научные исследования», «Разработка» и «Ввод в эксплуатацию».

В компании ведется реестр проектов, которые были инициированы и реализованы сотрудниками с 1998 года. За это время реализованы 234 проекта, в том числе 149 проектов успешно завершены (изначальные цели достигнуты), 35 проектов прекращены в силу следующих причин: поставленные цели стали неактуальны, не хватило ресурсов, реализация проекта оказалась невозможна, отсутствовал контракт на проведение работ, 50 проектов реализуются в настоящее время.

На основе оценки уровня организационно-технологической зрелости компании в области проектного управления [Керцнер Г., 2003] показано, что ИПП не завершило переход с первого уровня «Базовые знания и общая терминология» на второй «Общие процессы», вследствие чего эти уровни пересекаются. На уровне «Общие процессы» ИПП должно пройти пять стадий жизненного цикла:

Для того чтобы ИПП могло полностью перейти на второй уровень, проведено исследование с помощью инструмента оценки [Керцнер Г., 2003]. Исследование показало, что ИПП не достигло приемлемого уровня зрелости на стадии «Общие процессы»: в жизненном цикле второго уровня пройдены начальная и вторая фазы. О принятии идеи линейными менеджерами говорить преждевременно. Соответственно, фаза роста не завершена (табл. 1).

Выявленное состояние обусловлено следующими причинами:

Для обоснования того, почему необходимо внедрить проектный офис с функциями центра управленческого консультирования в области управления проектами, проведен опрос сотрудников. Все респонденты отметили необходимость проектного офиса в организации. На проектный офис должны быть возложены следующие функции (в порядке убывания значимости, по мнению сотрудников):

Требуется консультационная помощь по методологии управления проектами, управлению сроками в проекте, коммуникациями в проекте, рисками и изменениями в проекте.

В рамках рассмотрения конфигурации проектного офиса необходимо более подробно представить его функционал. Конфигурирование офиса потребовало обращения к опыту лучших практик Project Management Institute и Boston Consulting Group. Успешные проектные офисы выполняли следующие ключевые функции:

В практике работы передовых компаний была обнаружена целая палитра возможных конфигураций офисов [The Impact, 2013] (табл. 2).

По результатам исследования было принято решение, что для полноценной работы на проектный офис должны быть возложены следующие функции:

о разработка корпоративного стандарта по управлению проектами компании на основе руководства к «Своду знаний по управлению проектами» (PMBOK) [А Guide, 2013];

о актуализация положения о выполнении проектов; о актуализация положения о планировании; о разработка и актуализация инструкции по ведению проектных документов;

о разработка инструкции по ведению мониторинга проектов; о актуализация положения по ведению архива проектных документов, электронных и печатных папок проектов;

о разработка и актуализация положения о порядке формирования технико-экономического обоснования и справки о достигнутых показателях при выполнении проекта;

о разработка и актуализация иных документов, касающихся проектной деятельности;

Разработка и ведение проектной документации в рамках отдельного проекта и общеорганизационных документов, сопровождающих выполнение проекта:

о распоряжения об открытии проекта; устав и планы проекта;

о журнал изменений проекта;

о концепция проекта; о технико-экономическое обоснование;

о протоколы совещаний по проекту, акт завершения проекта;

о расчет коэффициента трудового участия;

о подготовка электронного архива (документы, схемы, программы и др.).

о предоставление руководству актуальной информации о ходе выполнения проектов;

о передача информации ответственным исполнителям по проекту;

В работе проектного офиса чрезвычайно важна функция консультирования. Как центр управленческого консультирования проектный офис будет выполнять ряд специфических функций:

о разработка проектной документации;

о распределение времени и ресурсов на выполнение задач проекта;

о соблюдение корпоративного стандарта, определения эффективности проекта (при выполнении данных функций специалист проектного офиса может использовать экспертное и процессное консультирование);

В соответствии с выбранной конфигурацией и местом в организационной структуре проектный офис будет относиться к офисам проектов подразделения. Дальнейшая регламентация деятельности проектного офиса потребует разработки таких документов, как положение по определению зон ответственности, полномочий и обмена информацией в проектном офисе, корпоративный стандарт по управлению проектами и шаблоны типовых проектных документов, необходимых при реализации проектов.

В инновационных промышленных организациях разработка продуктов и совершенствование внутренних бизнес-процессов осуществляются в виде инновационных проектов. В таких условиях развитие проектного управления обусловило создание офиса управления проектами. Он призван формализовать процесс управления проектами, контролировать соблюдение методологии и давать консультации по ее применению, контролировать сроки, бюджет проектов и функциональность получаемого результата, консолидировать информацию по выполненным и текущим проектам, накапливать опыт и знания.

Содержание понятия «конфигурация проектного офиса» определяется его назначением и функционалом в компании. В связи с тем что деятельность проектного офиса представляет собой консалтинговые услуги, были выявлены, систематизированы и описаны его особенности как центра управленческого консультирования в инновационной промышленной компании.

Компании, которые достигли такого уровня организационно-технологической зрелости, когда жизненно важно внедрить проектный офис, могут использовать предлагаемые программы организации проектного офиса, рекомендации по регламентации деятельности проектного офиса как центра консультирования.